Checkliste Grundlagen KI & Digitalisierung

Grundlagen

Firma & Verantwortlichkeit

Schritt 1 von 7

Firmenname

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Branche / Tätigkeit

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Anzahl Mitarbeitende

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Verantwortliche Person für KI & Digitalisierung

Diese Person ist unser Ansprechpartner während der Umsetzung.

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E-Mail-Adresse

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Telefonnummer

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Was ist der Anlass für die Digitalisierungs-Grundlage?

Wir wollen KI sinnvoll und sicher einführenZu viel läuft noch auf Papier / manuellWachstum – die heutigen Tools stossen an GrenzenKonkurrenz oder Kundschaft ist bereits weiterStandortbestimmung ohne konkreten Anlass

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Digitales

Software- und Tool-Landschaft

Schritt 2 von 7

Damit der Fahrplan zu Ihren tatsächlichen Systemen passt statt an ihnen vorbeizugehen.

Welche Software wird heute für Kernprozesse genutzt?

Bitte mit Name und Verwendungszweck – z. B. «Bexio: Offerten, Rechnungen», «Branchensoftware XY: Aufträge», «Excel: Lagerliste».

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Welche Dienste von Grossanbietern werden genutzt und wofür?

Zum Beispiel «Microsoft 365 für Korrespondenz», «Google Workspace für Termine und Ablage».

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Werden Dokumente in der Cloud verarbeitet?

Ja, ausschliesslichTeilweiseNein, nur lokal

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Werden Apps und Dienste bereits automatisiert verbunden?

Zum Beispiel Zapier, Make, Power Automate. Leer lassen, wenn keine.

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Wo fehlen Verbindungen zwischen Systemen, die manuell überbrückt werden?

Zum Beispiel: Adressen werden doppelt in zwei Programmen erfasst; Zahlen aus der Buchhaltung werden von Hand in eine Excel-Auswertung übertragen.

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KI

Einsatz von KI-Tools

Schritt 3 von 7

KI ist im Alltag angekommen – meist schneller, als Regeln dafür bestehen. Wir halten fest, was erlaubt ist, und machen es für Ihr Team verbindlich.

Werden KI-Tools im Betrieb eingesetzt?

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Wofür wird KI eingesetzt (oder eingesetzt werden)?

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Wird eine kostenpflichtige Version genutzt?

Ja, durchgehendTeilweiseNein, nur Gratis-VersionenUnklar

Bei Gratis-Versionen fliessen Eingaben in der Regel ins Training des Modells ein. Für den geschäftlichen Einsatz ist die bezahlte Version die Grundvoraussetzung.

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Ist die Trainingsnutzung in den Einstellungen deaktiviert?

Ja, geprüftNeinUnklar

Bei ChatGPT: Einstellungen → Datenkontrollen → «Das Modell für alle verbessern» ausschalten. Nach Updates erneut prüfen – die Einstellung kann zurückgesetzt werden.

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Welche Daten wurden bisher in KI-Tools eingegeben?

Ehrliche Antwort hilft: Wir bewerten das nicht, sondern leiten daraus die passenden Regeln ab.

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Bestehen schriftliche Regeln zum KI-Einsatz?

Ja, schriftlich und kommuniziertJa, aber nicht aktuellNein – bitte erstellen

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Werden KI-erstellte Inhalte gegenüber Kundschaft gekennzeichnet?

JaNeinTeilweiseBisher nicht bedacht

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Werden KI-Ergebnisse vor der Verwendung auf Richtigkeit geprüft?

Ja, immerMeistensNein

Die Verantwortung für das Ergebnis bleibt bei Ihnen – die Sorgfaltspflicht nach OR Art. 321e lässt sich nicht an ein Tool delegieren.

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Wir wünschen eine Schulung des Teams zum Umgang mit KI

JaNeinSpäter

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Fahrplan

Digitalisierungsgrad & Hindernisse

Schritt 4 von 7

Grundlage für den Fahrplan: wo steht der Betrieb heute, und was bremst am meisten?

Wie digital arbeitet der Betrieb heute insgesamt?

Weitgehend digital, wenige PapierprozesseGemischt – teils digital, teils Papier/HandarbeitÜberwiegend Papier und Handarbeit

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Welche Abläufe laufen noch manuell oder auf Papier, die sich digitalisieren liessen?

Zum Beispiel Rapportzettel, Stempeluhr, handschriftliche Offerten, Ablage in Ordnern statt im System.

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Was hat die Digitalisierung bisher am meisten gebremst?

Zeit fehlt im TagesgeschäftBudget fehltKnow-how fehlt im TeamUnsicherheit, welches Tool das richtige istWiderstand oder Skepsis im TeamBestehende Systeme lassen sich schlecht ablösenKeine besonderen Hindernisse

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Wo würde Digitalisierung oder KI am meisten bringen?

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Welcher Investitionsrahmen ist für Digitalisierung/KI realistisch angedacht (einmalig)?

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In welchem Zeitrahmen soll umgesetzt werden?

Sofort / in den nächsten WochenIn den nächsten 3 MonatenIn den nächsten 6–12 MonatenErst einmal nur eine Übersicht, Umsetzung offen

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Lieferung

Gewünschte Dokumente

Schritt 5 von 7

Das Grundlagenpaket umfasst die vollständige Dokumentation. Sagen Sie uns, worauf wir den Schwerpunkt legen sollen.

Diese Dokumente/Ergebnisse benötigen wir

KI-Richtlinie für MitarbeitendeKI-Checkliste zum Aushängen am ArbeitsplatzDigitalisierungs-Fahrplan mit Prioritäten und ZeitplanÜbersicht/Empfehlung geeigneter Tools für die genannten BereicheKurzkonzept für Schnittstellen/AutomatisierungSchulungskonzept für das TeamAlle – vollständiges Paket

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Es bestehen bereits KI- oder IT-Richtlinien

Ja – bitte prüfen und überarbeitenJa, aber veraltetNein, alles neu

Falls ja: bitte im nächsten Schritt hochladen.

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Wir wünschen eine Einführung für das Team

Ja, vor OrtJa, onlineNein

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Unterlagen

Unterlagen hochladen

Schritt 6 von 7

Alles, was bereits besteht, hilft uns beim Anschluss an Ihre Realität.

Das können wir bereits erhalten

Bestehende KI- oder IT-RichtlinienListe der eingesetzten SoftwareVerträge mit IT-DienstleisternProzessbeschriebe oder OrganigrammHandelsregisterauszug

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Unterlagen hochladen

Erlaubt: PDF, Word, Excel, CSV, JPG, PNG · max. 15 MB pro Datei, max. 12 Dateien.

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Firmenlogo hochladen

Damit wir Ihre Dokumente personalisieren können – Richtlinie und Checkliste erscheinen dann in Ihrem Auftritt. Am besten als PNG mit transparentem Hintergrund oder in möglichst hoher Auflösung.

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Screenshots von Systemen oder Einstellungen

Zum Beispiel Software-Oberflächen, KI-Tool-Einstellungen.

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Was reichen Sie später nach?

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Abschluss

Bemerkungen & Bestätigung

Schritt 7 von 7

Offene oder komplexe Fragen

Komplexe Einzelfragen klären wir vor Abschluss persönlich – notieren Sie sie einfach hier.

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Gibt es einen zeitlichen Druck?

Nein, normale BearbeitungJa, Termin oder Projekt steht anJa, es gab bereits einen Vorfall oder eine Anfrage

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Bitte kurz beschreiben

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Bemerkungen

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Pauschale CHF 3'500 für das Grundlagenpaket: Auswertung Ihrer Angaben, KI-Richtlinie, KI-Checkliste, Digitalisierungs-Fahrplan mit Prioritäten sowie eine Besprechung von bis zu zwei Stunden. Zusätzliche Umsetzungsbegleitung, Tool-Einrichtung und Schulungen verrechnen wir nach Aufwand zu CHF 180.00 / Stunde.

Ich bestätige, dass die Angaben nach bestem Wissen gemacht wurden.

Ja, ich bin einverstanden

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Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und willige in die Bearbeitung meiner Daten ein.

Ja, einverstanden

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Nach dem Absenden werden Sie zur Bezahlung in unseren Payrexx-Shop weitergeleitet. Ihre Angaben und Unterlagen sind zu diesem Zeitpunkt bereits sicher bei uns eingegangen.