Datenschutzcheck – KMU Navigation

Grundlagen

Firma & Kontakt

Schritt 1 von 7

Firmenname

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Branche / Tätigkeit

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Anzahl Mitarbeitende

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Ansprechperson

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E-Mail-Adresse

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Telefonnummer

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Was ist der Anlass für den Check?

Standortbestimmung ohne konkreten AnlassKunde oder Partner hat danach gefragtAudit oder Zertifizierung steht anEs gab einen Vorfall oder eine AnfrageNeue Software oder KI-Einsatz geplant

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Kategorien

Dokumente & Information

Schritt 2 von 7

Sagen Sie uns pro Kategorie, wo Sie stehen. Was vorhanden ist, laden Sie im vorletzten Schritt hoch.

Datenschutzerklärung für die Website

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Muss offenlegen, wie, wofür und wie lange Sie Personendaten bearbeiten – und zwar für alle Bearbeitungen, nicht nur für die Website.

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Bearbeitungsverzeichnis

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Die interne Übersicht aller Datenbearbeitungen nach Art. 12 nDSG. Firmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden sind teilweise befreit – bei besonders schützenswerten Daten gilt die Pflicht trotzdem.

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Datenschutzinformation für Mitarbeitende

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Information darüber, welche Daten Sie von Ihren Mitarbeitenden bearbeiten und wie lange Sie diese aufbewahren.

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Datenschutzrichtlinien für den Betrieb

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Die Verhaltensregeln fürs Team: Geräte sperren, Passwörter, vertrauliche Entsorgung, keine Daten über Messenger.

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Kurzübersicht zum Aushängen

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Eine Seite für die Wand: Grundsätze, Dos und Don’ts, Notfallnummer bei einer Datenpanne.

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Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Nicht Teil des Datenschutzes, wird aber oft im selben Zug gebraucht.

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Kategorien

Einwilligungen & Rechte

Schritt 3 von 7

Einwilligung für Foto und Video

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Aufnahmen von Kundschaft, Gästen oder Mitarbeitenden brauchen eine nachweisbare Einwilligung – für Events genügen Aushang und Formular.

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Konzept Videoüberwachung

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Nur nötig, wenn Kameras im Einsatz sind: Hinweisschild, Aufbewahrungsdauer von höchstens 30 Tagen, Zugriffsregelung.

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Nachweis der Newsletter-Einwilligungen

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Wer wann eingewilligt hat und wie sich das belegen lässt.

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Prozess für Auskunftsbegehren

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Betroffene haben Anspruch auf Auskunft innert 30 Tagen. Ohne festgelegten Ablauf wird das schnell knapp.

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Löschkonzept und Aufbewahrungsfristen

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Was wird wie lange aufbewahrt und wie sauber gelöscht? Richtwerte: Buchhaltung und Lohn 10 Jahre, Bewerbungen rund 6 Monate.

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Meldeprozess bei einer Datenpanne

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Bei hohem Risiko ist eine Meldung an den EDÖB innert 72 Stunden nötig (Art. 24 nDSG). Wer entscheidet das bei Ihnen, und wie schnell?

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Kategorien

Technik, Dienstleister & KI

Schritt 4 von 7

Übersicht der eingesetzten Software

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Welche Programme bearbeiten Kundendaten – von der Branchensoftware bis zum Newsletter-Tool.

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Auftragsbearbeitungsverträge mit Dienstleistern

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Nötig überall dort, wo Dritte in Ihrem Auftrag Daten bearbeiten: IT-Support, Treuhand, Cloud-Anbieter, Marketingagentur.

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Technische und organisatorische Massnahmen

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Zugriffsrechte, Passwortregeln, Verschlüsselung, Backup – die Massnahmen, mit denen Sie die Datensicherheit belegen.

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Dokumentiertes Backup- und Wiederherstellungskonzept

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Wo, wie oft, wie lange – und wurde die Rücksicherung je getestet?

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KI-Richtlinie für Mitarbeitende

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Welche Tools sind erlaubt, welche Daten dürfen nie eingegeben werden, wie wird gekennzeichnet?

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KI-Checkliste für den Arbeitsplatz

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Die Kurzfassung zum Abhaken vor jeder Nutzung: bezahlte Version, Training deaktiviert, keine echten Personendaten.

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Nachweis der Mitarbeiterschulung

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Dass geschult wurde, muss belegbar sein – eine unterschriebene Teilnehmerliste genügt.

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Vertraulichkeitsvereinbarung mit Mitarbeitenden

Vorhanden und aktuellVorhanden, aber veraltet oder unvollständigNicht vorhanden – bitte erstellenWeiss ich nicht

Oft schon im Arbeitsvertrag enthalten – wir prüfen, ob die Klausel genügt.

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Kategorien

Weitere Angaben

Schritt 5 von 7

Werden im Betrieb KI-Tools eingesetzt?

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Werden besonders schützenswerte Daten bearbeitet?

Diese Daten verschärfen die Anforderungen deutlich – deshalb fragen wir gezielt nach.

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Bearbeiten Sie Daten von Personen im EU-Raum?

JaNeinUnklar

Dann kann zusätzlich die DSGVO gelten.

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Gab es in den letzten zwei Jahren einen Vorfall?

NeinJa, Datenverlust oder FehlversandJa, unberechtigter Zugriff oder HackerangriffJa, Beschwerde einer betroffenen Person

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Bitte kurz beschreiben

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Fehlt in dieser Liste etwas aus Ihrer Sicht?

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Unterlagen

Vorhandene Dokumente hochladen

Schritt 6 von 7

Laden Sie hier alles hoch, was Sie oben als vorhanden markiert haben. Genau diese Unterlagen prüfen wir.

Dokumente hochladen

Erlaubt: PDF, Word, Excel, CSV, JPG, PNG · max. 15 MB pro Datei, max. 12 Dateien. Bitte sprechende Dateinamen verwenden.

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Weitere Dokumente

Falls die ersten zwölf Dateien nicht reichen.

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Screenshots

Zum Beispiel Cookie-Banner, Datenschutzeinstellungen der KI-Tools.

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Website-Adresse zur Prüfung

Wir schauen uns Datenschutzerklärung, Cookie-Banner und Impressum direkt an.

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Was reichen Sie später nach?

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Abschluss

Bemerkungen & Bestätigung

Schritt 7 von 7

Bemerkungen

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Wie möchten Sie die Auswertung erhalten?

Schriftlicher BerichtSchriftlicher Bericht mit Besprechung

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Pauschale CHF 3'500 für die Prüfung Ihrer bestehenden Unterlagen, eine schriftliche Auswertung mit Prioritätenliste sowie die Erstellung der fehlenden Dokumente anhand unserer Vorlagen (Datenschutzerklärung, Bearbeitungsverzeichnis, Richtlinien und weitere je nach Bedarf).

Ich bestätige, dass die Angaben nach bestem Wissen gemacht wurden.

Ja, ich bin einverstanden

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Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen und willige in die Bearbeitung meiner Daten ein.

Ja, einverstanden

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Nach dem Absenden werden Sie zur Bezahlung in unseren Payrexx-Shop weitergeleitet. Ihre Angaben und Unterlagen sind zu diesem Zeitpunkt bereits sicher bei uns eingegangen.